Dokumentų apostilizavimas ir legalizavimas Lietuvoje

Apostilė, legalizavimas ar jokio papildomo tvirtinimo?

Apostilė

Apostilė paprastai naudojama oficialiems dokumentams, išduotiems valstybėse, kurioms taikoma 1961 m. Hagos konvencija. Ji pakeičia ilgesnę diplomatinio legalizavimo grandinę, jeigu netaikoma kita išimtis.

Apostilė patvirtina dokumentą pasirašiusio asmens parašo tikrumą, jo pareigas ir, kai reikia, antspaudo ar spaudo autentiškumą. Ji nepatvirtina dokumento turinio teisingumo ir negarantuoja, kad dokumentas bus priimtas atliekant konkretų procesą.

Legalizavimas

Jeigu dokumentas bus naudojamas valstybėje, kuriai netaikoma Hagos apostilės konvencija, ir nėra kitų dokumento tvirtinimo išimčių, vietoj apostilės gali reikėti legalizavimo.

Paprastai legalizavimas yra dviejų etapų procesas:

1. pirminis legalizavimas dokumentą išdavusioje valstybėje. Kompetentinga institucija patvirtina dokumente esančio parašo tikrumą, dokumentą pasirašiusio asmens pareigas ir, kai taikoma, institucijos antspaudą;

2. antrinis legalizavimas valstybėje, kurioje dokumentas bus naudojamas. Dokumentą papildomai patvirtina tai valstybei atstovaujanti ambasada, konsulatas, užsienio reikalų ministerija ar kita kompetentinga institucija.

Pavyzdžiui, Lietuvoje išduotą dokumentą, kuris bus naudojamas prie Hagos konvencijos neprisijungusioje valstybėje, pirmiausia gali reikėti legalizuoti Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijoje (URM), o vėliau – valstybės, kurioje dokumentas bus naudojamas, ambasadoje ar konsulate. Užsienyje išduotą dokumentą, kuris bus naudojamas Lietuvoje, paprastai pirmiausia reikia legalizuoti jį išdavusioje valstybėje, o paskui atlikti antrinį legalizavimą Lietuvos URM.

Tikslus dokumento kelias priklauso nuo šalių, kuriose dokumentas išduotas ir bus naudojamas, dokumento rūšies bei jį priimančios institucijos reikalavimų. Kai kurios valstybės gali reikalauti papildomo patvirtinimo ir dokumentui jau pasiekus šalį, kurioje jis bus naudojamas.

Kadangi skirtingos valstybės taiko skirtingus reikalavimus, visą dokumentų tvarkymo eigą rekomenduojame įvertinti iš anksto. Atsižvelgiant į konkrečią situaciją, vertimas gali būti atliekamas prieš dokumento legalizavimą arba po jo.

Atsiųskite dokumento kopiją ir nurodykite, kur jis išduotas bei kur bus naudojamas. Vertimų biuras AIRV padės įvertinti tikėtiną dokumento kelią, paaiškins, kuriais etapais galime pasirūpinti, ir nurodys, kokią informaciją klientui reikia pasitikslinti tiesiogiai institucijoje ar ambasadoje.

Išimtys

Kai kuriems dokumentams apostilės ar legalizavimo nereikia dėl Europos Sąjungos teisės, dvišalių sutarčių ar kitų tarptautinių susitarimų. Todėl tvirtinimo nereikėtų užsakyti automatiškai – pirmiausia tikrinama šalis, kurioje dokumentas išduotas, šalis, kurioje jis bus naudojamas, ir dokumento rūšis.

Kaip patikrinti, ar taikoma Hagos konvencija?

Oficialioje HCCH lentelėje skelbiamos konvencijos šalys ir jos įsigaliojimo datos. Vien narystės fakto ne visada pakanka konkrečiai situacijai įvertinti, todėl svarbūs ir dokumentus priimančios institucijos nurodymai.

Oficialus sąrašas: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Lietuvoje išduoti dokumentai, kurie bus naudojami užsienyje

Lietuvoje išduotus dokumentus apostile tvirtina Lietuvos notarai. Tačiau klientui nereikia pačiam ieškoti notaro, laukti vizito ir nustatytu laiku vykti į notaro biurą. Vertimų biuras AIRV gali pasirūpinti visu apostilės gavimo procesu, todėl dokumentus dažniausiai sutvarkome greičiau ir paprasčiau, negu klientas tai darytų savarankiškai.

Pirminiam įvertinimui galite atsiųsti dokumento kopiją el. paštu arba atnešti dokumentą į mūsų biurą Vilniuje ar Kaune. Patikrinsime, ar dokumentas tinkamas tvirtinti apostile. Jeigu jis atitinka taikomus reikalavimus, vertimų biuras AIRV pasirūpins apostilės gavimu, reikalingu vertimu ir sutvarkytų dokumentų grąžinimu ar pristatymu nurodytu adresu.

Paprastai dokumente turi būti originalus parašas, dokumentą pasirašiusio asmens pareigos ir jį išdavusios institucijos antspaudas. Kai kuriuos registrų išrašus, originalių dokumentų kopijas ar kitus dokumentus prieš tvirtinant apostile gali reikėti papildomai patvirtinti juos išdavusios institucijos parašais ir antspaudais arba notariškai. Peržiūrėję jūsų turimus dokumentus, įvertinsime situaciją ir paaiškinsime, ką reikėtų daryti toliau.

Originalas ar notaro patvirtinta kopija?

Dokumentus priimanti institucija gali reikalauti apostilės ant originalo arba priimti notaro patvirtintą kopiją su apostile. Nuo to priklauso dokumento parengimo procesas, kaina, terminas ir vėlesnis vertimo formatas. Todėl prieš pradėdami darbus išsiaiškiname, kaip dokumentas turi būti parengtas.

Užsienyje išduoti dokumentai, kurie bus naudojami Lietuvoje

Jeigu užsienyje išduotam dokumentui reikia apostilės, ji paprastai gaunama dokumentą išdavusioje šalyje. Lietuvos notarai užsienyje išduotų dokumentų apostile netvirtina.

Jeigu dokumentą išdavusiai šaliai Hagos konvencija netaikoma santykiuose su Lietuva, gali reikėti pirminio legalizavimo dokumentą išdavusioje valstybėje ir antrinio legalizavimo Lietuvos diplomatinėje atstovybėje, konsulinėje įstaigoje arba Lietuvos URM.

Svarbu dėl užsienyje išduotų dokumentų. Pagal šiuo metu praktikoje taikomą tvarką vertimų biuras AIRV negali kliento vardu pateikti užsienyje išduoto dokumento antriniam legalizavimui Lietuvos URM. Šį veiksmą gali reikėti atlikti dokumento savininkui, darbdaviui arba dokumentus priimančiam universitetui. Aktualią pateikimo tvarką būtina pasitikslinti Lietuvos URM arba konsulinėje įstaigoje.

Kada dokumentą versti?

Tinkama veiksmų seka priklauso nuo šalies, kurioje dokumentas bus naudojamas, ir jį priimančios institucijos. Dažnai apostilė ar legalizavimo žymos gaunamos prieš vertimą, kad kartu būtų galima išversti ir visą dokumento tvirtinimo tekstą.

Atliekant kai kurias Lietuvos URM procedūras, susijusias su užsienyje išduotu dokumentu, vertimas gali būti reikalingas kaip antrinio legalizavimo dalis. Prieš užsakydami paslaugas, atsiųskite mums dokumentą originalo kalba, visus turimus vertimus ir tvirtinimo įrašus, o mes patarsime, ką daryti toliau.

Svarbi ir originalo kalba

Dokumentas gali būti išduotas viena kalba, o kartu su juo gali būti pateiktas anksčiau atliktas vertimas į anglų kalbą. Dokumentus priimanti institucija gali reikalauti, kad vertimas į lietuvių kalbą būtų atliekamas iš originalo kalbos, o ne iš angliškos versijos. Atsiųskite abi versijas ir turimą informaciją apie institucijos reikalavimus, kad galėtume parengti tinkamai patvirtintą vertimą.

Dažniausiai tvarkomi dokumentai

1. gimimo, santuokos, ištuokos ir mirties dokumentai;

2. pažymos apie teistumą (neteistumą);

3. diplomai, akademinės pažymos ir profesinės kvalifikacijos dokumentai;

4. įgaliojimai, teismų ir notariniai dokumentai;

5. įmonių registrų išrašai, valdybos sprendimai ir rezidavimo pažymos;

6. medicininės pažymos ir reguliuojamų produktų dokumentai;

7. eksporto, muitinės ir produktų registravimo dokumentai;

8. kiti oficialūs dokumentai, kurie bus naudojami kitoje šalyje.

Kaip vertimų biuras AIRV koordinuoja procesą?

1. Atsiųskite dokumento kopiją. Pateikite visų dokumento puslapių bei abiejų pusių kopijas, kuriose matytųsi parašai, antspaudai ir turimos apostilės ar legalizavimo įrašai.

2. Nurodykite dokumento naudojimo aplinkybes. Parašykite, kurioje šalyje dokumentas išduotas, kurioje šalyje ir institucijoje jis bus naudojamas, ir, jeigu turite, pridėkite informaciją apie institucijos reikalavimus.

3. Įvertinsime dokumentą. Patikrinsime, ar jis tinkamas apostilizuoti ar legalizuoti, ar gali būti taikoma išimtis ir ar reikia vertimo, notarinio tvirtinimo arba papildomo dokumento parengimo.

4. Pateiksime pasiūlymą. Patvirtinsime, kuriuos veiksmus gali atlikti vertimų biuras AIRV, kokių originalų ar įgaliojimų reikia, taip pat nurodysime preliminarią kainą ir terminą.

5. Atliksime sutartus veiksmus. Koordinuosime veiksmus, kuriuos esame įgalioti atlikti: vertimą, tvirtinimą, notarinius veiksmus, apostilizavimą ar legalizavimą.

6. Perduosime dokumentus. Parengtus dokumentus galėsite atsiimti mūsų biuruose, o prireikus juos pristatysime Lietuvoje arba išsiųsime į užsienį.

Kuo gali padėti vertimų biuras AIRV?

1. pirminiu dokumento įvertinimu pagal atsiųstą kopiją arba jums atvykus į mūsų biurą;

2. dokumento, apostilės ir legalizavimo įrašų vertimu;

3. vertimo patvirtinimu vertimų biuro AIRV antspaudu bei vertėjo parašu ir notariniu tvirtinimu, kai jo reikia;

4. tinkamų Lietuvoje išduotų dokumentų apostilizavimu;

5. tinkamų Lietuvoje išduotų dokumentų legalizavimu;

6. dokumentų paėmimu, pristatymu ir tarptautiniu siuntimu;

7. praktinėmis rekomendacijomis, kurios padeda sklandžiau pateikti ir naudoti dokumentus.

Ką būtina pasitikslinti institucijoje?

1. Ar dokumentui reikia apostilės ar legalizavimo, o gal pakanka vertimų biuro patvirtinimo;

2. ar tvirtinamas originalas, ar notaro patvirtinta kopija;

3. ar dokumentą gali pateikti ir atsiimti atstovas;

4. kokių ambasados formų reikia, ar būtina išankstinė registracija, kokie taikomi mokesčiai ir mokėjimo būdai;

5. ar priimamas elektroninis dokumentas arba elektroninė apostilė;

6. kokia turi būti galutinė vertimo kalba, tvirtinimo ir pateikimo forma.

Remdamiesi kasdiene praktika, žinome, kokios detalės institucijose dažniausiai lemia dokumentų atmetimą ar proceso vėlavimą. Tačiau tvarka keičiasi, o galutinį sprendimą priima dokumentus išduodanti arba priimanti institucija.

Dokumentų pateikimas ambasadai ar konsulinei įstaigai

Kiekviena ambasada ar konsulinė įstaiga gali taikyti savo formas, įgaliojimų, registracijos ir mokėjimo tvarką. Prieš vertimų biurui AIRV patvirtinant dokumento pateikimo paslaugą, klientas turi tiesiogiai pasitikslinti aktualius reikalavimus ir sužinoti, ar dokumentą gali pateikti jo atstovas.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar vertimų biuras AIRV gali Lietuvoje apostilizuoti užsienyje išduotą dokumentą?

Ne. Lietuvos notarai apostile tvirtina tik Lietuvoje išduotus dokumentus. Užsienyje išduoti dokumentai apostile tvirtinami juos išdavusios valstybės kompetentingoje institucijoje.

Ar vertimų biuras AIRV gali už mane legalizuoti užsienyje išduotą dokumentą Lietuvos URM?

Pagal šiuo metu praktikoje taikomą pateikimo tvarką – ne. Antrinį legalizavimą gali reikėti atlikti dokumento savininkui, darbdaviui arba dokumentus priimančiam universitetui. Prieš planuodami pateikimą, aktualią tvarką pasitikslinkite Lietuvos URM.

Ar apostilė pakeičia vertimą?

Ne. Apostilė patvirtina oficialaus dokumento autentiškumą, o ne jo turinį ar vertimą. Jeigu dokumentus priimančiai institucijai reikia kitos kalbos, gali reikėti išversti ir patį dokumentą, ir apostilės tekstą.

Ar kiekvienam užsienio dokumentui reikia apostilės?

Ne. Tai priklauso nuo šalies, kurioje dokumentas išduotas, šalies, kurioje jis bus naudojamas, dokumento rūšies ir taikomų Europos Sąjungos, dvišalių ar tarptautinių išimčių. Vadovaukitės aktualiais dokumentus priimančios institucijos reikalavimais.

Ar dokumentus galima siųsti tiesiai vertimų biurui AIRV?

Taip. Suderinus dokumentų tvarkymo eigą, originalus galima siųsti į mūsų Vilniaus arba Kauno biurą. Kartu nurodykite savo vardą, el. pašto adresą, telefono numerį ir aiškius grąžinimo ar tolesnio pristatymo nurodymus.